«Құжаттарды электронды форматқа көшiру үшiн 100 жыл керек»

«Құжаттарды электронды форматқа көшiру үшiн 100 жыл керек»

Айдын ИСАТАЕВА, «Түркістан облысының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің басшысы:

«Құжаттарды электронды форматқа көшiру үшiн 100 жыл керек»

– Айдын Кеңесбайқызы, Елбасының «Цифрлы Қазақстан» жобасы аясында жүзеге асып жатқан жүйенің бірі – архивтерді электронды форматқа көшіру. Осы ақпараттық жүйе сіз басшылық ететін мекемеде қалай жүзеге асып жатыр?

– Түркістан облысының мемлекеттік архивінде «Электронды архив» ақпараттық жүйесі 2013 жылдың қазан айынан бастап «Летограф ИТ Консалтинг и услуги Казахстан» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі мамандарының көмегімен енгізілді. «Электронды архив» ақпараттық жүйесінің жұмысын қалыптастыру үшін мекемемізде архивтік технологияларды енгізумен айналысатын арнайы бөлім ашылды. Сол жылы жиынтық мәліметтерді жүйеге енгізуге қажет құрылғылар, құжаттық сканерлер, этикеткалар принтері, штрих-кодтарға арналған сканерлер алынып, қордағы құжаттар сандық таңбаға көшіріле бастады. Былтыр «ЭларСкан А2» маркалы планетарлы сканер алынды. Ол аппарат арқылы құжаттарды сөкпей-ақ сканерден өткізуге болады. Жаңа технологияның арқасында қазір 5 күнде 4000 парақ сканерден өткізіліп жатыр.

– Сонда бұл архивте құралдар, құрылғылар жетіспеушілігі жоқ деген сөз бе? Қағаз бетіндегі құжаттарды электронды форматқа көшіру барысында қандай проблемалар кездеседі?

– Түркістан облысы мемлекеттік архивіндегі құжаттардың бәрін электронды форматқа көшіру үшін шамамен жүз жылға жуық уақыт қажет. Әрине, қордағы құжаттарды электронды сандық таңбаға түсіру жұмыстарын жеделдету үшін қосымша штат бірліктері мен заманауи қондырғылар ауадай қажет. Бұл бүгінгі күн тәртібінде тұрған мәселе. Сонымен қатар архивтің ішкі құрылымы мен оның құжаттарының мазмұны мен құрамын толықтай меңгерген, цифрландыру процесін игере алатын ІТ мамандар жеткіліксіз. Алайда, осындай қиындықтарға қарамастан бұл үрдіс жалғасын тауып, цифрландыру мәселесі халыққа қызмет көрсету саласына өзінің оң әсерін тигізуде.

– Демек, алты жылда электронды форматқа көшірілген құжаттар айтарлықтай көп емес... Мұрағат қорында қазір қанша құжат сақтаулы, оның қаншасы электронды форматқа көшірілген?

Мәлімет бойынша, мекемеміздегі 1322 қорда 485 127 құжат сақтаулы. Бұл шамамен 95 миллион парақ. Жыл сайын мемлекеттік тұрақты сақтауға 6000 құжат қабылданады. Қабылданатын құжаттарды есепке алмағанда қазір 5979 іс сандық таңбаға көшірілді. Яғни 910 048 парақ. Бұл жалпы құжаттардың 1,28 пайызын ғана құрайды.

– Архивтің оқу залында электронды форматтағы құжаттар келушілерге ұсыныла ма? Олар да электронды форматтан гөрі қағаз құжаттарды ақтаруға құмбыл шығар...

– Архивтің оқу залында «Электронды архив» жүйесі орнатылмағандықтан әзірге электронды құжаттарды архив қызметкерлері ғана қолдана алады.  Бүгінде ҚР Тұңғыш Президентінің «Ұлы Даланың жеті қыры» мақаласы аясында қолға алынған «Архив – 2025»  бағдарламасы жүзеге асырылып, мемлекеттік архивтерге көп көңіл бөліне бастады. Сондықтан келешекте кемшіліктер жойылып, «электронды архив» жүйесі барлық мұрағатқа  келушілерге қолжетімді болады деп ойлаймын.

– Мұрағаттың көмегіне жиі жүгінетіндерге «Электронды архивтің»  артықшылықтары мен тиімді тұстарын тізіп берсеңіз...

– Электрондық архивтің негізгі міндеті – еліміздің Ұлттық архив қорындағы құжаттарды жинақтау, есепке алу, сақтау және пайдалану.

Архивтік құжаттарды сақтау және пайдалану барысында құжаттардың тозуы, жойылуы жиі кездеседі. Ақпараттың көптігінен қажетті құжатты қағаз жүзінде іздеп табу көп уақытты алады. Осы мәселелерді шешудің ең тиімді тәсілі – құжаттарды сканерлеу және электронды архив құру. Электронды құжаттар архиві – ең алдымен есепке алу, тізімдеме құру, сақталуын қамтамасыз ету және іздестіру жүйесінен тұрады.

Архив ісі саласындағы заңнаманы жетілдіруге бағытталған «Қазақстан Республикасының кейбір заңнамалық актілеріне архив мәселелері бойынша өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» Заңы құжаттарды электрондық түрге айналдыруға, оған қолжетімділікті қамтамасыз етуге және электрондық архивті басқаруға мүмкіндік береді.

Бүгінде еліміздің барлық архивтеріне мемлекеттік сақтауға құнды құжаттар қабылданып, оларды цифрлық форматқа көшіру жұмыстары жүргізілуде. Аса құнды құжаттардың сақтау қорын құру үшін микрофильмдеу технологиясы қолданылуда. Қолданыстағы «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасының негізгі бағыттарының бірі – цифрлық экожүйені үдемелі дамыту арқылы архивтегі мәліметтерге қол жеткізу ісі жолға қойыла бастады. Сонымен қатар зерттеушілердің, ғалымдардың, жоғары оқу орындары магистранттары мен студенттерінің, өлкетанушылардың архив құжаттары көшірмелерін пайдалануына мүмкіндік туады.

– «Электронды архивтегі» құжаттар да қағаз бетіндегі құжаттар секілді ерекше күтімді талап ететін шығар...

– Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 20 қыркүйектегі №576 қаулысымен бекітілген «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына» сәйкес ақпаратты қағаз жеткізгіштердегі құжаттар +17, +18 градус температурада, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 пайыз, магниттік таспадағы және диск жеткізгіштердегі құжаттар +8-ден +18 градус  температурада 45-65 пайыз ауаның салыстырмалы ылғалдылығында сақталуы тиіс.

– Сұхбатыңыз үшін рахмет!

Сұхбаттасқан Мақпал ТӨРЕБЕК, «Ońtústik Qazaqstan».